No

Daftar item Modul – Module HRIS Tahap 2

Modul eRecruitment 

1

Perubahan apapun yang ada di data Employee dan HRIS ada record dan histori nya. User activity log, melakukan perekaman aktivitas setiap user seperti menambah, mengubah, menghapus data pada aplikasi, disetiap transaksi atau master data. User activity management, menyediakan fasilitas untuk admin melakukan pencarian catatan aktivitas user dalam periode tertentu, aplikasi tertentu dan user tertentu.

User activity backup, untuk tetap menjaga sistem dapat berjalan dengan baik, fasilitas ini dibuat dengan maksud agar dapat melakukan pemindahan data dari server ke file yang dapat di download, serta dapat di buka pada aplikasi Excel, sehingga tidak terlalu banyak data di server.

2

Fitur email tracking merupakan fitur untuk mengetahui status pengiriman email ke tujuan tertentu, yang dapat dicari berdasarkan subject dan penerima email.

3

Fitur mengirimkan email terima kasih kepada semua pelamar yang tidak terpilih untuk interview dengan cara yang memudahkan HR (misalnya dapat memilih semua pelamar yang tidak tershortlist dalam satu kali klik), dan yang telah di interview namun tidak berhasil.

4

Tampilan di Recruitment.ykan.or.id agar bisa seperti contoh dibawah. Department diganti Division.

5

Fitur approval pengajuan comp-time, yang dilengkapi notifikasi email.

6

Fitur untuk menyampaikan saran dan pendapat dari seluruh staff untuk perbaikan organisasi.

7

Dashboard user dengan informasi sisa cuti dan info medical.

8

Dashboard user HRD dilengkapi dengan daftar approval talent request yang harus dilakukan user, dan user bisa approve dari dashboard selain dari email (sekarang sudah ada namun berfungsi untuk approval di luar HR).

9

Dashboard user role HRD di lengkapi dengan pending job list (sebagai reminder untuk HRD membuat job list jika ada talent request yang sudah di approve)

10

Dashboard user role budget approval di lengkapi dengan reminder untuk melakukan budget approval.

11

Recruitment Analytic Report :

·       Stage 1: Request approval for routing.

·       Stage 2: Job Posting.

·       Stage 3: Shortlisting.

·       Stage 4: Interview, scoring result.

·       Stage 5: Reference check.

·       Stage 6: Offer.

·       Stage 7: Candidate submit paperwork.

·       Stage 8: Contract.

·       Position cancelled

Bisa ditampilkan Per stage & Per divisi dalam periode tertentu.

12

Recruitment Summary Report :

·       Position Name

·       Grade

·       Hiring manager

·       Routing, JD, KPI Received

·       Routing, JD approval

·       Screening by HR

·       Screening by Hiring manager

·       Interview

·       Ref. Check

·       Offer

·       Days

·       Contract Signed

·       Days

·       Total Days

·       Candidate

·       Comments

Bisa ditampilkan Per divisi dalam periode tertentu.

13

Suggestions and opinions Report yang Bisa ditampilkan Per divisi dalam periode tertentu.

14

Email Notifikasi untuk Recruitment Analytic yang terkirim kepada Hiring Manager setiap ada perubahan stage secara otomatis selama statusnya belum closed.

15

Email Notifikasi untuk Staff yang berulang tahun secara otomatis yang terkirim ke staff bersangkutan dan atasan nya. Yang latar belakang emailnya bisa di ganti menjadi foto tertentu dengan format tulisan yang sudah ditentukan oleh HR.

16

Proses IT Clearance, HR Clearance dan Finance Clearance dibuat elektronik staff yang mengundurkan diri dapat mengisi form clearance tersebut ketika submit akan terkirim ke atasan, pic masing2 departemen yang terkait untuk di approved. Ketika semua sudah final amaka akan terkirim ke HR.

17

Pada saat approved talent request, pic yang melakukan approval dapat melihat detail talent request/summary detail sebelum melakukan approved.

18

Pengecekan pada saat upload CV dan Letter, dimana ada pengecekan untuk dokumen yang di upload harus bener2 terupload atau harus upload ulang lagi

19

Transfer applicant terhadap posisi yang berbeda dari job posting tertentu yang sudah ada, sehingga tidak perlu apply ulang untuk applicant tertentu

20

Urgent applicant terhadap posisi yang berbeda dari job posting tertentu yang sudah ada, sehingga tidak perlu open job posting tetapi administrator bisa input applicant secara langsung

21

Penambahan data data employee di database employee dengan status regular dan OS yang dapat di filter dan di export ke excel file

22

Pada saat offering sebelum masuk on boarding, HR akan mnegiitmkan link berupa data2 kelengkapan staff untuk dinput kedalam data employee, termasuk ada attachment applicant form, ktp, bpjs, etc.

23

Upload data gaji yang terkoneksi ke aplikasi budget YKAN dapat di input lebih mudah dan dapat di input data gaji yang  perlu di input saja. Ada yang bentuknya upload excel data gaji secara keseluruhan namun ada juga inputan untuk mengubah data gaji beberapa staff saja.

24

Menampilkan data gaji di Employee dengan history perubahan gaji setiap karyawan baik yang gaji tahunan maupun promosi dan juga pergantian posisi dengan efektif date nya. Setiap atasan dapat melihat data staff dan gaji staff bawahannya.

25

Promosi untuk karyawan di data Employee, promotion type : in grade promosi atau next grade, effective date.

26

Individual development plan diganti menjadi Training. Bentuknya I putan dan keterangan  training yang sudah diikuti oleh staff yang dapat di input oleh HR dan staff bersangkutan termasuk sertifikat training nya.

27

Reward diganti menjadi inputan text yang dapat ditambah : Reward, Alasan, effective date.

28

Transfer employee change, karena staff ditransfer ke posisi atau departement lain, data yang lama di simpan sebagai histori dan data yang baru sebagai acuan.

29

Data Job Posting Summary dan Job Detail dapat di export ke dalam bentuk pdf untuk laporan tertentu.

30

Calendar hari libur dan even YKAN dapat dilihat oleh staff dalam bulan berjalan. Calendar dapat di set hari libur dan di set even YKAN.

31

On boarding dimana HR dapat set on boarding dan event di calendar dan terkirim otomatis ke pic terkait, supervisor dan staff baru yang mengikuti on boarding bisa update status on boarding tersebut, dan outlook files. Data On boarding sudah didaftarkan mana yang wajib diikuti dan mana yg sifatnya opsional. APabila sudah tuntas akan mendapatkan eSertifikat.

32

Surat keterangan kerja, surat sponsor visa, surat pengunduran diri yang bisa di pdf kan dan penomoran surat untuk staff bisa mengupload dokumen atau surat ke dalam aplikasi eLetter untuk mendapatkan penomoran surat yang  terkirim otomatis ke meial staff dan Admin Support melakukan verifikasi dan memberikan penomoran surat berdasarkan divisi, kategori penomoran surat dan lokasi/site. Staff akan mendapatkan notifikasi email untuk penomoran surat yang sudah di release dengan ketegoriasi surat yang diajukan oleh staff. Admin Support bisa menarik report manajemen surat dari eLetter berdasarkan periode tertentu, divisi dan budget center.

Security Review, Deploy & Testing

1

System configuration, installation, and test

2

System documentation

3

User training and UAT

4

Security Review