|
Reason for Change
eMedical
1. Simulasi eMedical untuk periode 2 perlu dilakukan sebelum masa periode 1 berakhir memastikan migrasi terhadap balanced baru berjalan dengan baik.
2. Staff rata-rata salah memasukan alamat eApps yang dituju sehingga perlu dibuat shortcut/url pintas berupa icon-icon aplikasi ykan yang lain setiap login ke aplikasi ykan tertentu.
3. Pengecekan untuk anggota keluarga dimana anak-anak yang sudah tidak mendapatkan fasilitas asuransi maka tidak mendapatkan fasilitas rawat jalan di eMedical berdasarkan data dari eEmployee.
4. Pada Report Claim Medical, beberapa attachment ditemukan tidak bisa di-download oleh user asuransi sehingga HR harus mengirimkan yang tidak terbaca tersebut secara manual.
5. Perhitungan validasi rawat jalan untuk umur anak di perbatasan usia ≥ 23 tahun, Hasil diskusi dengan asuransi, diteruskan hingga akhir periode polis. Setelah itu tidak lagi mendapatkan fasilitas rawat jalan.
6. Pengecekan pada periode baru asuransi tidak tercampur dengan periode lama, New record.
7. Transaksi cashless gabung dengan reimburse (dan muncul total), Record muncul (report data transaksi cashless dan reimburse tampil semua). Data Informasi cashless juga bisa muncul di staff.
8. Record claim kacamata, dipisahkan (lensa dan frame), karena klaim untuk frame hanya bisa diajukan sekali dalam dua tahun. Pada periode 1 ini record untuk lensa dan frame masih untuk setiap tahun, sehingga perlu disesuaikan formula dan reportnya.
eLeave
9. Disiapkan url/tautan untuk persetujuan eLeave, supaya memudahkan atasan dalam menyetujui/menolak cuti teamnya setiap pengajuan cuti dengan status pending akan terus terkirim ke email atasan untuk di approved.
10. Formulasi perhitungan adjustment cuti belum mengkalkulasi balance cuti staff perlu di perbaiki untuk perhitungan sisa cuti saat staff termination.
11. Staff yang sudah tidak aktif, tidak perlu ada dalam leave report dan menu-menu yang tampil di dashboard.
12. Pengecekan nama staff yang tidak muncul dalam report
13. Penambahan notifikasi pembatalan cuti staff, masuk ke email YKAN HR.
14. Penambahan akses report “Leave request report” untuk beberapa admin area.
15. Bug Fixed untuk kasus pengajuan cuti karyawan yang melewati weekend
16. Kasus pengajuan cuti staff tidak masuk ke atasannya (notifikasi tidak muncul di atasan) sehingga untuk cuti dengan status pending HR dapat melakukan approval dengan justifikasi email yang sudah di approved untuk dilampirkan ke eLeave. HR akan dapat melakukan justifikasi setelah 2x24 jam apabila atasan belum melakukan approval cuti.
17. Ada Informasi yang muncull di adjustment leave apabila di tanggal yang sama sudah ada pengajuan oleh staff ybs.
18. Membuat table report outstanding leave, untuk cuti-cuti yang belum di approve atasan.
19. Ketika staff mengajukan cuti, dan belum diapprove oleh atasan dalam waktu 1x24 jam, maka akan muncul notif di HR/Admin, bahwa cuti belum diapprove dan notif dapat diteruskan ke staff untuk follow up kepada atasannya.
20. Menu “Leave request approval” tertulis tahun fiskal, padahal tidak relevan. Harus diganti menjadi periode : Tahun dan Bulan (kalender).
21. Pembeda YKAN staff dengan IMECON staff, karena formula hitungan cuti berbeda. Dimana staff outsource penambahan cutinya adalah 1, dan maksimal hari cuti 12 hari setiap periode kontraknya. Saat staff perpanjang kontrak, cuti akan ter-reset.
22. Comptime disiapkan menu tombol yang bisa dipilih hari, seperti halnya menu set up public holiday, agar memudahkan staff dalam mengajukan comptime sekaligus.
eRoom
23. Reminder booking room terkirim kepada staff yang akan menggunakan ruangan tersebut 1 jam sebelum menggunakan.
24. Booking untuk meja & loker untuk karyawan yang akan menggunakan fasilitas kerja di kantor Jakarta. Ilustrasi :
eEmployee
25. Kode ID staff outsource dibedakan dengan staff Regular dan LSA YKAN.
26. Logo TNC dalam seluruh aplikasi diganti ke logo YKAN.
27. Reminder kontrak dengan status LSA, di 3 bulan, 2 bulan, 1 bulan, 2 minggu, dan 1 minggu sebelum berakhir.
28. Reminder staff yang akan berulang tahun 1 minggu sebelum birthday.
eContract
29. Tambah menu tombol edit pada pilihan menu kontrak reimbursement, penalty dan actual.
30. Setiap kontrak yang mau di-closed, maka nilai amountnya bisa diinput dengan angka nol (0).
31. Setiap kontrak yang akan terminate, maka record tidak terhapus, dan menambahkan tombol filter pada menu.
32. Menu “Grant Management” saat belum ditentukan termin, maka tidak mandatory untuk mengisi total amount. Amount tersebut akan diisi berdasarkan termin dari grant.
33. Reminder untuk kontrak dan grant terkirim ke budget reviewer dan PIC masing-masing kontrak tersebut. Reminder kontrak di 3 bulan, 2 bulan, 1 bulan, 2 minggu, dan 1 minggu sebelum berakhir.
34. Budget reviewer dan user hanya bisa melihat di bagian yang menjadi authority, misal budget reviewer ITP hanya bisa melihat data berkaitan denganITP, serta pic kontrak/grant hanya hanya bisa melihat untuk partnya saja. Kecuali Administrator kontrak bisa melihat semua part kontrak yang ada.
35. Database terpusat terkait kontrak/CFS dan Subgrant/PGA. Informasi yang bisa diperoleh dari database ini antara lain nilai kontrak, Project ID + Award ID, jumlah yang sudah dibayar, jumlah outstanding. Saat itu jumlah outstanding kontrak ini yang diperlukan oleh finance. Dengan mengetahui berapa nilai outstanding CFS ini, team finance bisa mengetahui berapa remaining net asset yang ada di setiap project ID / program. Tapi perlu sedikit revisi agar setiap kolom yang berisi data nilai kontrak diganti ke format value (saat ini masih format text). Dengan diganti ke format value, maka kolom tersebut dapat dijumlahkan untuk mengetahuo total nilai per program atau per Project ID.
36. Link untuk semua file pdf kontrak (CFS dan PGA) yang sudah closed maupun open; termasuk juga semua Amendment nya
37. Link untuk semua deliverable terkait dengan CFS.
Pertimbangan membuat poin 35 dan 36 di atas agar kita membuat database terpusat mengenai deliverable semua kontrak termasuk hasil penelitian yang dibiayi dari dana donor. Sebelum ada database ini; banyak deliverable dari CFS ini yang tersebar dimana-mana, atau dipegang oleh manager terkait. Maslah yang sering timbul dari kondisi ini trjadi ketika manager tersebut keluar dari organisasi, dan belum rapi melakukan handover file yang dia simpan.Contract Admin yang akan upload pdf file tersebut; sehingga tidak perlu membagi file ataupun link file Ketika ada staff yang mencari kontrak atau deliverable dari kontrak tersebut. Untuk itu juga setiap program mempunyai salah satu team yang mempunyai akses ke contract tracking, jika ada staff dari program tersebut membutuhkan CFS atau hasil deliverable bisa secara cepat mendapat document yang dicari.
eCar
38. Menampilkan data voucher terakhir untuk kode voucher yang direquest oleh staff dengan menambahkan keterangan staff yang request, tanggal request serta budget center yang digunakan.
39. Pencarian data transaksi kode voucher berdasarkan tanggal di requestnya kode voucher (start date & end date), Project ID dan Email Staff yang mengajukan.
40. Mengaktifkan kembali untuk fitur reservasi kendaraan untuk kantor yang memiliki kendaraan operasional, setiap pemesanan reservasi akan di terkirim notifikasi ke staff yang melakukan booking kendaraan operasional. Hanya Admin yang dapat melakukan cancel booking terhadap kendaraan operasional kantor.
eProcurement
41. Bugs Fixed untuk penilaian procurement pada bagian laporan penilaian.
eLetter
42. Genarate Penomoran surat keluar untuk YKAN :
XXX/LTR/YKAN/LOCATION/DEPT/MONTH/YEAR
(001/LTR/YKAN/JKT/FinOps/VIII/2020)
xxx/jenis surat/YKAN/LOKASI/DEPARTMENT/MONTH/YEAR
43. Kategori untuk manajemen surat keluar : LETTER, MEMO, PKS, SKB & DOC
44. Setiap staff bisa melakukan permohonan no surat melalui aplikasi dengan Informasi staff yang mengajukan no surat, tujuan dikeluarkan no surat, data instansi/vendor, tanggal dikeluarkan no surat serta lampiran (optional)
45. Setiap penomoran surat yang sudah dibuat akan terkirim notifikasi ke email staff, dan sebagai pilihan bisa di approved terlebih dahulu (optional)
|