No

Daftar item Modul/Scope of Work

Modul Frontend  & Backend

1

User activity log, melakukan perekaman aktivitas setiap user seperti menambah, merubah, menghapus data pada aplikasi, disetiap transaksi atau master data.

2

Ticket Request Management. Staff dapat mengirimkan permintaan kepada IT, HR dan Ops untuk support on the spot atau schedule tertentu sesuai dengan jadwal yang masih kosong slot nya untuk pic yang sudah ditentukan. Staff dapat melampirkan dokumen yang diperlukan sebagai kelengkapan pengajuan tertentu. Ada url yang bisa dikirimkan via Whatsapp untuk bisa dibuka oleh staff tersebut untuk pengajuan permintaan tertentu. Notifikasi akan terkirimkan kepada staff dan PIC tertentu yang sudah di tentukan untuk reminder.

3

Ticket loan Management. Staff dapat mengiirmkan permintaan untuk peminjaman barang IT, dimana setiap peminjaman dapat terecord dan ada history siapa yang belum mengembalikan dengan kondisi barang sebelum dikembalikan. Terdapat notifikasi terkirim ke staff dan atasan selama barang IT belum di kembalikan sesuai dengan waktu pengembalian dan kelengkapan nya.

4

Ticket purchase Management. Staff dapat mengajukan pembelian barang kepada IT dan Ops dimana , pembelian harus di mendapatkan rekomendasi dari IT dan harus diapproved oleh atasan, budget center, budget reviewer sesuai dengan budget center yang digunakan. Staff dapat melakukan tracking pembelian barang tersebut sudah sampai mana statusnya dan issue nya ada dimana.

5

Tim IT dapat mendaftarkan semua perangkat IT yang ada di setiap site seperti network access storage, ip address, cost, lampiran kontrak untuk semua vendor yang behubungan dengan IT, etc. Termasuk umur dari setiap perangkat yang ada dapat diketahui sehingga dapat dilakukan perencanaan pergantian untuk budgeting ditahun berikutnya. .

6

Tim IT dapat membuat computer list yang ada di YKAN berdasarkan staff, divisi, model, os, replacement, etc yang datanya dapat di export kedalam bentuk excel beserta lampiran nya.

7

Tim IT dapat membuat dokumentasi terhadap semua pembelian sehingga datanya dapat di export ke dalam excel dengan attachmen nya. Berdasarkan budget center, divisi dan staff.

8

Business intelligence/Dashboard untuk melihat tiket secara keseluruhan, budget IT dan cost saving, SDLC progress berdasarkan kategori, divisi, status yang dapat di export kedalam pdf dan excel.

9

Data pembelian bisa diintegrasikan ke dalam aplikasi ePayment untuk dilakukan pembayaran oleh tim finance. Sebagai percontohan untuk aplikasi YKAN yang membutuhkan pembiayaan melalui finance, apabila sukses diterapkan maka akan bisa diterapkan ke aplikasi lain di kemudian hari.

10

Staff dapat memberikan penilaian terhadap sebuah tiket untuk dapat diukur tingkat kepuasan staff terhadap layanan IT dengan memberikan rating tertentu dan juga masukan untuk tim IT secara langsung.

11

Daftar konfigurasi-konfigurasi yang sudah dibuat oleh IT seperti parameter-parameter account penting misalnya : nama platform, tujuan, username, password, url, config, lampiran dan lain-lain sehingga setiap ada perubahan penting terhadap akun tertentu maka cukup untuk di revisi

12

Daftar kontrak-kontrak dari vendor baik berupa kontrak sederhana dan kontrak untuk layanan dimana ada lampiran kontrak, invoice dan deliverables.

13

Tutorial-Tutorial yang dapat dibuat oleh tim IT sehingga dapat dilihat dan dipelajari oleh staff secara online baik text maupun video yang dapat di share ke seluruh staff. Sesuai arahan dari Billy Wu dan Bret Rosson pda kunjungan di Indonesia.

14

Daftar Pustaka/Literasi IT : Memo IT, Pedoman IT, dokumen teknis IT, materi on boarding, etc  yang dapat dilihat dan dipelajari oleh staff secara online baik text maupun video.

15

Buletin IT dan Message broadcasting  yang dapat dibuat oleh tim IT dan dapat terkirim ke email staff. Untuk mengupdate Informasi seputar IT dari TNC dan YKAN sehingga staff YKAN mendapatkan Informasi yang up to date terkait IT. Tim IT akan membuat rangkuman Informasi penting dari berbagai macam sumber agar bisa dijadikan bahan Informasi untuk staff YKAN setiap periode tertentu yang terkirim secara otomatis ke email staff YKAN.

16

IT Budget Tools, untuk tim IT membuat budgeting terkait IT berdasarkan CAPEX dan OPEX kategori, Kuantitas, Estimaasi Harga, Site, budget center, deskripsi dan rencana implementasi selama periode fiscal year berjalan. Berguna untuk memonitor perencaan IT dalam satu periode fiscal year agar burn rate dan memonitor perencanaan yang dapat dijalan atau tidak dapat dijalankan karena justifikasi tertentu. DIlengkapi juga dengan fungsi reminder untuk perencanaan yang belum tuntas statusnya.

17

IT Cost Saving Tools, untuk tim IT dapat memonitor pengeluaran terdiri dari berbagai macam operasional seperti internet, telepon, etc, terutama biaya yang muncul setiap bulannya, sehingga dapat di tracking pengeluaran tertentu yang dapat di adjustment menjadi cost saving yang telah dilakukan oleh tim IT di seluruh site YKAN.

18

IT Project Management Chart, untuk memonitor Software Development Life Cycle yang berjalan sehingga dapat diketahui mana yang belum tuntas dan issue apa yang dapat di daftarkan sehingga dapat segera diputuskan agar sesuai dengan timeline.

19

Laporan tiket dapat di export kedalam excel berdasarkan kategori, divisi, issue, status, etc. Untuk bisa ditampilkan dan dikonsumsi oleh stakeholder.

Security Review, Deploy & Testing

1

System configuration, installation, and test

2

System documentation

3

User training and UAT

4

Security Review