KERANGKA ACUAN

( Versi Bahasa Indonesian )

 

Pembuatan aplikasi eOperations untuk modul Travel dan ePO/WO

 

Paling tidak harus meliputi:

 A.  Latar Belakang

 Divisi Operation menjadi salah satu peran kunci kegiatan operasional di YKAN. Kegiatan operasional tersebut meliputi pemesanan tiket pesawat, hotel dan pembelian barang/Jasa. Saat ini Admin Support masih melakukan pencatatan secara manual untuk setiap permintaan tersebut.

Beberapa alasan yang mendasari perlunya pengembangan aplikasi eTravel, ePurchase untuk Operations meliputi:

·       Sudah ada 3 travel Agent yang mensupport YKAN, dari Ops butuh manajemen data travel untuk keperluan reporting ke manajemen.

·       Dengan banyak permintaan pembelian barang maka diperlukan pencatatan elektronik agar bisa di analisa datanya untuk setiap kebutuhan barang tersebut.

Dengan mempertimbangkan berbagai kebutuhan di atas, sebagai langkah penting dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepuasan staff dalam pengelolaan sumber daya manusia di YKAN. Maka kami dari Operations membutuhkan aplikasi eTravel & ePO/WO.

B. Tujuan/Ruang Lingkup Pekerjaan

Tujuan pengadaan Pembuatan aplikasi berbasis web baru untuk modul Operasi (eTravel dan ePO/WO) :

1.      Modul Travel

2.      Modul PO & WO

3.      Dashboard Operations

4.      Laporan Operasional untuk menunjang Operasional

C. Hasil yang Diberikan

Hasil dari project ini adalah :

Modul Travel

1. Staff dapat upload ATR (Advance Travel Request) & Approval pemesanan tiket pesawat dan hotel maksimal H-1 sebelum melakukan perjalanan melalui eOperations.

2. Integrasi dengan Advances Request yang ada di Aplikasi ePayment untuk ditampilkan data ATR dan Approval di eTravel

3. Admin Support dapat melakukan verifikasi dan kirim email ke travel agent berdasarakan permintaan pemesanan tiket pesawat dan hotel.

4.  Admin Support melakukan upload tiket dan voucher hotel ke dalam eTravel.

5. Staff bisa akan mendapatkan notifikasi by email untuk bisa mendownload tiket dan voucher hotel tersebut melalui eTravel.

6. Admin Support dapat mengupload invoice ke dalam eTravel dan menyesuaikan dengan Budget Center yang sudah ada ATR yang telah di setujui.

7. Admin Support dapat melakukan upload invoices dan terintegrasi dengan module invoices di Aplikasi epayment

8. Admin Support bisa menarik report untuk data pemesanan tiket dan hotel berdasarkan periode tertentu, divisi dan budget center. 

9. Integrasi Aplikasi e-travel dengan username & password menggunakan email YKAN di dalam App YKAN. Purchase PO/WO

10. Dashboard untuk modul travel berupa grafik yang dapat di menampilkan total travel request dari setiap departement & budget center yang digunakan berdasarkan periode tertentu.

Modul PO & WO

1. Staff melakukan permintaan pembelian barang / Work Order melalui eOperations dengan menyertakan deskripsi item dan jumlahnya serta Project ID yang digunakan dan estimasi budget

2. Admin Support mengirimkan email permintaan kepada vendor terpilih berdasarkan permintaan staff.

3. Admin Support akan mengupload Quotation/penawaran dari vendor.

4. Staff akan melakukan verifikasi/persetujuan sesuai dengan pembelian atau purchase request.

5. Admin Support akan mengenerate PO/WO berdasarkan penawaran dari Vendor dengan e-signature

6. Admin Support dapat mengupload invoices yang terintegrasi dengan Aplikasi e-payment.

7. Admin Support & Staff dapat melakukan monitoring terhadap permintaan barang sudah sampai dimana statusnya : Purchase Request (PR), Quotation (Qo), Purchase Order (PO), Invoice (Inv) , Delivery Order sampai barang sudah diterima di site. Setiap perubahan status akan ada notifikasi ke email staff secara otomatis.

8. Admin Support bisa menarik report untuk data PO/WO berdasarkan periode tertentu, divisi dan budget center.

9. Integrasi Aplikasi e-Operation PO/WO dengan username & password menggunakan email YKAN di dalam App YKAN.

10. Dashboard untuk modul PO & WO berupa grafik yang dapat di menampilkan total PO & WO dari setiap departement & budget center yang digunakan berdasarkan periode tertentu

1 D. Jadwal Project 

29 Maret 2024 - 29 Mei 2024